事务书信的格式和写作要求

用较正式的礼貌称呼:sirs。公司行号等商业书信多用dearsirs，英国人在其后还要加上逗号；美国人多数用gentleman称呼公司行号，但仅限于复数，在其后用冒号，gentleman和deargentleman根本不用。当收信人只有职称而无姓名时，不能单独用单数sir，而要在sir前面加上dear，即dearsir。也可写上姓，如dearsirlewes:。

    正文:

    正文就是信的内容、主体。正文在称谓下两行开始，顶端书写（不像中文信要空两格）；段落之间空双行。正文的文字不要太长，尤其是头尾两段，一定要简短一些。正文在打字时，普通纸占用信纸的四分之三位置，两边及信纸上方要留有适当的边缘，下方的空白要更大。左边边缘垂直整齐，右边则尽可能整齐。

    结尾套语:

    结尾套语相当于中文书信信末的xx敬上等词。通常紧贴信文最后一行下一二行书写，并加逗号。较常见的有:yourstruly，yoursverytruly，trulyyours，verytrulyyours，yoursfaithfully，faithfullyyours。如果收信人是个人，则可用:yourssincerely，sincerelyyours。

    签署:

    签署就是签上发信人的姓名。因是代表笔者，所以其形体和写法应保持固定。签名最好用钢笔。署名必须难以模仿又要清晰易解。为便于辨认，一般事务书信，常在结尾语下面空五行处签名，然后将发信人的姓名用打字形式打出，也有将其职衔一道打出的。其签署格式和规则如下:

    签名者代表公司、行号名义时，应在结尾套语下方打出全部大写的单位名称，然后再签署。

    女性签名时，为便于回信人正确使用称呼，应在打字的姓名前加注（miss）或（mrs）。

    当负责人不在而由经办人员代签名时，要加上by、for或perpro字样。

    其他事项:

    其他事项包括:注意事项、事由、备查、附件、附言等。

    注意事项（attention，缩写:attn），这是发信人要求特定的人注意时用的，谓指请某人亲阅、请某人注意。通常放在信内姓名及地址下面，或与称谓同一行之右边。

    事由（subject），其作用是便于收信人迅速了解信的主要内容，它位于正文的上方，以提醒阅信人注意。

    备查，为明确责任，便于日后查考，在信纸下端写上发信人和打字员姓名的第一个字母。其排列方式很多，发信人的姓名缩写要大写并要排在前面。

    附件（enclosure，缩写为encl），在发信人及打字员姓名首字下面，应附注表明有几个附件，以方便收信人查点。如:encl。:onecheck（指附有一张支票）；encl，a/s（指附件如信中所述，a/s即asstated）。

    附言（postscript的缩写p。s。）。附言要用得合理，一般情况下不要用。如附言的主体与信文分开时，或信文写完后，又有新情况而又必须通知对方时，才能使用。它通常用p。s。开头，写在信的最后一行，附件下一行处。