公司会议安排细则

bsp;5、灯光音响

    灯光的亮度要适宜，台上光线一般要比台下亮一些。晚上开会要做好停电的应急准备工作。

    音响是保证会议开好的重要手段。话筒的数量应根据会场座位的摆放及发言人的多少而定。音响及话筒应逐一调试，必要时要请音响人员专司此责。

    6、空调、通风设备

    适宜的温度及清新的空气是确保会议成功的重要因素，会务人员应在开会之前调节好气温。夏季室内气温高时，应考虑准备折扇等物品。

    7、桌上摆放物品

    主席台摆放的会议材料，必须由会务人员对其是否齐全、页码、印刷及装订质量等逐一检查。（必要时准备了记录用笔及笔记本等）

    准备好茶水、矿泉水等物品。如会场空间小，可使用饮水机。会场空间大，可逐桌摆放热水瓶。如会议规格高，参会人员较少，应由工作人员负责倒水。

    （五）新闻报道

    由宣教部门准备好录音、摄像、摄影设备，及时进行会议精神传达。（如有必要应事先联系新闻单位，并安排好记者的接送工作）

    （六）车辆及食宿安排

    如需参观，应指定车辆负责人，准备好车辆，并请参观人员按编号乘车。

    若无会议指南，可将食宿安排表提前交给会议主持人，在休会前告知参会人员。

    （七）其他事项

    1、会务人员要做好会议纪律宣读及其他事项的咨询、提醒等工作。

    2、还应做好参会人员报到或签到工作，并分发会议材料。

    3、会务人员应根据签到情况掌握到会人数，并及时联系未到会人员，查明迟到或缺席的原因，将有关情况报告相关领

    4、会务人员应引导主席台人员或重要领导同志就座，并注意了解参会领导是否带齐等物品。

    5、应注意参会人员的就座情况，会场前排尽量不要空座。

    6、视情况统一会务工作人员着装。

    二、会间组织与服务阶段

    1。会务人员提前1小时到达会场，反复检查会场准备情况。

    2。搞好会议签到、材料分发。

    3。落实主席台领导、发言人是否到齐。

    会务人员应做好主持人或发言人不能到会的准备。主持人不能到会，可由合适的同志代为主持；发言人不能到会，可视情况寻找替代人或取消其发言。

    4、按预定方案组织与会人员由前向后依次就座。

    5、维持好会场秩序。会议前5分钟，关闭会场大门，与会人员入座就绪，无关人员离开会场；会间关闭手机或调到振动，一般不允许找人，无关人员不准进入会场。

    6、安排专人做好话筒的摆放、倒水等服务工作。

    7、会务人员须随时观察并领会主席台领导的示意，做好临时安排的各项工作。

    8、由秘书组做好录音、摄影、摄像及会议记录等工作。

    9、如有必要，为与会人员预定车票、机票等。

    三、会后

    1、会议结束后，要检查会场，带回剩余材料、席签等物品。

    2、组织送站。根据与会人员离会时间，提前安排车辆、送站人员等。

    3、做好会议文件的清退、收集、归档工作。会议若需形成会议纪要印发的，组织单位要拟好文稿，送公司办按公文处理办法印发。

    4、为严肃会议纪会风，对会议迟到、无故不参加会议的单位与会人员进行通报。

    5、做好会议报道工作。